Facebook 产品副总裁：我是如何在工作中保持专注的?
Frank • 30分钟前 • 技能Get如何在工作中保持专注?又该如何为专注工作创造条件?
编者按：Fidji Simo是Facebook的产品副总裁，她带领的超过400位产品经理和工程师的团队开发出了众多重量级产品，其中就包括Facebook Live。Simo具有能够在不失专注的情况下同时处理很多重要项目和优先任务的不可思议的能力。她在这篇文章中分享了让自己和所带领的团队在工作中保持专注的策略、实践方式、习惯和思维方式。希望对大家有所启发。
当我们问Fidji Simo想和我们分享什么经验时，她开始向自己在Facebook管理的团队进行调研，了解自己的核心竞争优势究竟是什么。究竟是什么样的特质或习惯让她能够在Facebook得到火箭般的晋升?很快，大家就这个问题的答案达成了共识：Simo具有能够在不失专注的情况下同时处理很多重要项目和优先任务的不可思议的能力。
作为Facebook的产品副总裁，她对有目的性的工作的重视让自己能够带领超过400位产品经理和工程师的团队开发出众多视频和广告方面的创新产品，其中就包括Facebook Live。她的专注能力很好地体现在了这些产品中。尤其是在两年前，在她怀孕需要卧床休息的5个月时间里需要远程管理团队的时候，她的这种专注能力体现的更为明显。她之所以能获得持续不断的成功，主要是因为她对工作的严格优先级排序和执行能力。
“这需要强大的专注能力。” Simo说道。远程工作意味着她必须要对任何不那么重要的事情说“不”，这样才能让她不管是在身体上和精神上都能将100%的精力投入到那些最重要、最紧迫的工作和项目上。通过排除所有那些不重要的事情，她能够专注在最具战略意义的工作上，这不仅对她管理的产品团队如此，对她自己的个人生活亦是如此。
“我在家远程工作那段时间的工作效率要比在公司办公室时高很多。” Simo说道。在她生完孩子回到公司正常上班后，她将自己对专注工作的心得一同带了回来，并迫不及待地与自己带来的团队分享。
“在我们工作的行业里，有无穷无尽的机会和到处唾手可得的果实。”Simo说道。人们很容易就会被诱惑去“全部去做”，包括尝试所有这些机会、摘取所有这些果实。但“全部都做”是不可能的，也是不现实的，尤其是在开发产品的时候更是如此。容易丧失专注的不仅仅是人，还有产品。
“不管你经验多么丰富，也不管你多有才华，你都会在无意中想开发一款全能型产品，因为你想一次性实现所有目标，但却不清楚什么功能才是最重要的。” Simo这样说道。
Simo强调，专注并不是单单地在一项优先任务完成之前能够抵御住开启多任务模式的诱惑，而是要真正了解你希望实现什么样的目标，并将自己的所有工作都以这个目标为中心来展开。近日，Simo接受了FirstRoundReview的专访，她在专访中分享了让自己和所带领的团队在工作中保持专注的策略、实践方式、习惯和思维方式。
(一)专注于工作的目的和意图
专注就是在做事情时要带有明确的意图和目的，确保你做的所有决策都能符合你的意图和目的。
要想找到一个项目的意图和目的，你可以问自己下面这几个问题：
(1)这款产品解决的主要问题是什么?
(2)我们是在为哪些用户解决这个问题?
(3)我们希望自己的产品能够创造或唤起什么样的情绪/情感?
(4)这种特定的实现方式与我们正在解决的问题是一致的吗?
(5)这个产品/功能是否最有可能成功地解决这个问题?
在每周的产品评审会议中，每个团队都会阐述各自的产品工作规划，Simo都会在会上问上面这些问题。在每个产品项目刚开始的时候都问大家这这些问题并得到全面的答案，这一点是非常重要的。此外，在项目进行过程中不断地问这些问题则能确保所做的工作不会在无意中偏离轨道，然而这是一种常被大家忽视的策略。
“在深入产品细节和实施之前，我都会花很多时间确保所做工作是有真实清晰的意图和目的的。” Simo说道。
#p#分页标题#e#为了保持集中注意力，让开发出成功产品的可能性最大化，Simo带领的产品团队是由他们的工作意图和目的组织和动员起来的，而不是按照特定项目的最初名称来组织和动员的。
“我之前负责过的一支团队主要负责帮助名人更好地与他们的粉丝进行互动交流。这个团队所做的一项主要工作就是开发一个问答产品，帮助名人通过文字评论的方式回复粉丝。但是通过和这些名人们实际交流，这个团队发现大部分名人都认为通过视频回复更为有趣和方便。而这也成了后来开发Facebook Live这个重量级产品的源动力。”Simo说道。
如果他们只专注于头脑中已经形成的产品形态，而不是专注于问题本身，他们可能还一直专注在开发让回答问题更容易的工具上，这样他们就无法抓住一个能够重新定义名人与粉丝之间全新互动方式的机会，也就不会有Facebook Live这样成功的产品。
有了一个预期结果作为指导他们的北极星，产品团队不再受预先构想的产品或特性的束缚，让他们能够更加自由地进行迭代和创新，直到找到最好的解决方案，即使这个解决方案是他们最开始从未想尝试的解决方案。
“如果这支团队是由它的产品来定义的，称自己为‘Q&A团队’，他们可能就不会心态开放到愿意转型到更好的解决方案：视频直播。” Simo说道。
(二)专注并不是一直走直线，一条路走到黑
拥有清晰的意图和目的是保持专注工作的必要条件，但是这些意图和目的并不是不会受变化影响的。你必须在一开始就打造一个能够做出灵活改变的环境。专注并不意味着你必须一心一意只抱着一个目标不变，而是意味着你在负责一个项目的时候要集中注意力，知道需要在何时该如何调整项目方向。
“我来自一个渔民家庭，我知道，要想让船航行到你想到达的目的地，最好的方法是在航行途中对船行驶的方向进行无数次微调，而不是在一开始将船往一个完全不同的方向驶去，然后再进行一次大的方向调整让船回到正确的航道上。” Simo说道。
但你在做出那些小的改变和微调之前，你必须首先意识到改变的必要性。这就需要你经常反思、有一种自我意识，以及在新信息出现的时候要有愿意调整和转变的意愿。
“当你所处的环境发生变化的时候，你的专注点也应该随之变化。但是当你真的非常忙碌的时候(我们大家都很忙碌)，你便不会总是会花时间去质疑你的意图和目的是否仍然是正确的，你也不会总是去质疑你所做的决策是否依然与你最初打算做的事情是一致的。”Simo说道。
Simo表示，你必须经常问自己下面这两个关键问题：
(1)这些意图和目的是否依然是正确的?
(2)我最近所做的决策是否是与这些意图和目的保持一致的?
Simo会非常认真地对待这些反思，每周都会安排出一定的时间来评估自己的意图目的和行动。在这个过程中，她会梳理自己上周所做的所有重大决策以及所参加的所有临时会议，并评估它们是否与她想要达成的目标是一致的。
每周一早上，她都会专门安排30-60分钟的时间进行工作梳理、总结和评估，确保自己所做的所有工作都是与她的意图和目的是相一致的。梳理、总结和评估的具体内容主要包括以下几点：
(1)列出整个团队每周的优先工作重点;
(2)检查个人的每周工作重点是否与团队的优先工作重点相一致。
(3)检查是否出现了新的信息或数据，从而需要对优先工作重点进行调整。
(4)检查你的时间安排、参加的会议以及做出的承诺是否与优先工作重点相一致。
(5)对你的工作日程安排进行调整，确保日程安排能更好地反映优先工作重点。
(6)对那些会对你的团队产生影响或需要与团队进行沟通的工作重点调整信息进行标记。
专注其实就是要与你的目标保持一致，不管是某一个项目的目标还是生活中更为崇高的目标，都是同样的道理。只有当你的行动能很好地反映出你的意图和目的时，那么你就是和你的个人使命相一致的。只有这样，你才能真正地闪耀和绽放。
#p#分页标题#e#“我还会检查每周参加的重要会议，对于参加的每一场会议，我都会明确自己想要在会议上实现的目标，这个目标包括个人目标和团队目标。这样一来，当我需要从一个会议穿梭到另外一个会议的时候，我就不会感到困扰，因为我已经知道我参加会议的目标是什么了。” Simo说道。
对于所要参加的所有会议都有清晰的目标，对个人的优先工作重点有清晰的认识，这就确保了她带领的团队所做的实际工作是与优先工作重点相一致的。
“在我每周一的个人工作会议上，我都会梳理好那些我将要向我的团队传达的信息。毕竟，团队成员才是能将我的工作意图和规划进行扩散和最终落实的人。” Shimo说道。
不管你是团队经理、创始人或其他级别的领导，不断向你的团队沟通工作重点都是至关重要的。如果你的优先工作重点发生了转变，这通常意味着整个团队的工作也需要随之转变，这样才能保证你是在沿着正确的方向前进的。
下面就以Facebook Live为例来进一步阐述这个问题。Simo和她的团队搜集到的数据都显示，视频直播产品将会是一款关键产品，将是他们能为用户带来的最具社交性的视频产品。这个团队知道Live这款产品是他们的工作重点，但是他们的实际工作并没有很好地反映出这一点。
“如果Live是我们的首要目标，那么我们的行动需要符合这个目标。如果我们只为这个项目配备10个工程师，然后继续做很多其它的事情，那么我们做的工作是不符合我们的目标的。” Simo回忆道。为了让他们的决策与目标相符合，将Live打造成一款革命性工具，Simo和她带来的领导团队决定暂定所有其它项目，对人员进行重新分配，安排超过100名工程师全身心投入到Facebook Live这款产品的开发中。
Simo坦承：这是一个巨大、剧烈的变化。但是如果你坚持认为某些改变是不可能完成的，例如在一周之内对90名工程师的工作进行重新安排分配，那么你就将错失良机。
不管你是自己管理一下小的创业公司还是负责大公司里的一个大部门，你将员工安排在什么地方都将能很好地反映出你专注的重点。你需要一直检查确认员工分配情况是与你想实现的目标相一致的。然而很多时候这两者并不能很好地保持一致，更糟糕的是人们通常还注意不到这个问题的存在。
每周，都通过问自己下面这几个问题来看看你对人员的分配(资源分配)是否与你的优先工作重点相一致：
(1)我是否在这个项目上安排了足够多的人员?
(2)我是否在这个项目上安排了合适的人员?
(3)要想确保前两个问题的答案都是”是“，需要做出哪些取舍?
要想将一些核心员工甚至是大型团队顺利转移到一个新的关键项目上，这就需要你清楚地传达这么做的重要性和意图。以Facebook Live这个新项目为例，为了将100名工程师顺利分配到这个项目上，她将所有这100名工程师召集到一个会议室里，通过数据告诉他们，如果能将这款产品开发出来为用户所用，尤其是为那些创作者和媒体公司所用，这将是一个多么大的机遇。她还梳理了团队现在正在做的那些项目，跟大家解释为了抓住这个更大的机遇，为什么需要暂停手中的那些项目。
“要想让团队成员的重新分配变得更加灵活，唯一的方法就是打造一种愿意接受变化的团队文化，在这种文化下，员工对自己工作的重新调动分配将不会感到那么痛苦和难以接受。要想营造这种文化，你需要确保让团队成员负责的是一个问题，而不是一款产品。你需要不断强调，在你们工作的市场里，假设是会不断变化的，这是很正常的。你还需要尽早推出产品，并根据获得的早期反馈来对产品进行相应调整。如果你能做到这些，你就能打造一直能够适应变化的团队和组织，这一点非常重要。” Shimo说道。
(Fidji Simo本人照片)
(三)为专注创造理想的条件
#p#分页标题#e#“我的工作安排日程表是我执行优先重点工作的最有力工具。对于如何安排自己的时间，要自己积极主动地去思考，而不是让其他人决定你该如何安排自己的时间。这一点很重要。”Simo说道
每隔三个月，Simo的助理都会对她的工作安排日程表做一次审计报告，详细地向她展示她的时间具体都花在了哪些地方，包括在每个项目上花的时间占比、在小型管理者会议和大型会议上花的时间占比，在招聘、管理和打造产品上花的时间占比等等。然后他们会调整这些时间分配占比，为下一个季度设定目标。在这个过程中，她会确认目前的时间占比分配是否能支持她的目标和意图的达成。如果不行的话，那么这三个月一次的时间分配可以让她有一个重新调整和平衡的机会。
这个三个月一次的时间分配安排审计报告还可以用来检查整个团队的工作节奏。她发现有些定期召开的会议已经失去了原本的效用，也就是说这些会议已经无法服务于他们的意图和目标了。“我会问自己和参会人员，这个会议是否依然是实现当初发起这个会议的目的的最好方式。通过这种方式，我们经常会取消一些已经无用的会议。”
下面举一个例子，看看对这种对工作日程表的细致关注是如何在实践中发挥作用的。几个月前，Simo的重点工作是为Facebook的全新视频服务平台Watch制定清晰的产品方向。但是在这个项目上投入了两周时间后，她在每周一的总结回顾中发现，这两周的工作并没有取得很大的进展。通过检查自己过去的工作日程安排，她发现自己并没有将Watch这个项目作为自己最重要的优先工作事项。她每周仅在这个项目上投入1小时的时间，也没有召集全体成员参加的会议来动员大家在这个项目上进行投入。
“我的日程表上的其他事项都没有Watch这个项目重要，但却因为各种原因占用了我更多时间。有很多定期举办的会议其实已经不再需要我出席了而我依然在参加，会议上都在为一些不那么重要的事情做决策。” Simo说道。
通过检查自己上周的工作日程表，让她可以对下周的工作日程安排做出调整，从而将更多时间用于为Watch项目制定产品方向。如果能很好地落实这种每周工作日程检查的方法，那么就能将一个被动的工作日程安排者转变成一个能主动将那些最重要的工作放在自己的工作日程安排中的人。
每一周，一些“紧急的问题”都会经常出现，然后悄悄溜进你的工作日程表并填满你的工作日程表，将那些你本来想要专注的项目、想解决问题和抓住的机遇都挤出了日程表。你就是这样被压垮，最终你的精力也会消耗殆尽。但是这通常都是不必要的。
“那些真正紧急的事情，那些不能拖延、需要你将注意力从你的战略重点转移开的事情，其实是少之又少的。” Simo说道。
每周都安排一个特定的主题，这么做可以让你更容易地搞清楚哪些工作才是真正重要的，也可以帮助鉴别哪些会议是与工作重点不一致的，从而将其从那一周的日程表上排除掉。这里说的主题包括通过分析数据做出某一个决策、为产品设定路线图、深入挖掘某一特定领域的设计、打造一个特定的产品功能组合、测试功能等等。
然而，你不能简单地停止回复会议邀请或停止回复邮件，你可以更加积极主动地管理你的日程安排。“针对那些对实现目标没有帮助的会议，如果你制定了可行的替代解决方案，通常都能得到很好地解决。” Simo说道。如果你被要求参加的会议不可避免地将你的注意力从这周的主要目标上转移开时，Simo建议你清晰地重新陈述你这一天或这一周的工作重点，然后提出另一种可行的解决方案，从而确保你能专注在最重要的事情上。
(1)当有些事情可以等等再做处理时，你可以这么说：“我这周需要将100%的精力都投入到X这个项目上，所以如果这不是一个紧急问题，那就让我们下周再对其进行重新评估吧。”
(2)当你处理这个问题需要一定的时间时，你可以这么说：“我现在正在完全专注于X这个项目，所以我这周没有时间解决这个问题。但是如果你给我发一封说明邮件，我可以在Y日之前解答你这个问题。”
#p#分页标题#e#(3)如果其他人可以处理这个问题时，你可以这么说：“我这周需要将100%的时间精力都投入到X这个项目上，如果关于这个问题你急需一个答案的话，你可以找我们团队主管Z，Z现在正在负责解决这个问题。”
Simo强调，不能将授权当作一种拖延工作的借口，而是应该将其当作一种更快、更灵活地解决问题的方式，将相关问题交给在那个时间段可以专注于解决这个问题的人来解决。
“这实际上是对我手里的一些管理者的赋能，让他们肩负起更多责任。” Simo说道。你不仅要清楚地了解自己的优先工作重点，还要了解你的团队领导和同事的优先工作重点，这样你才可以帮助其他人完成他们的关键目标。
正式因为这个原因，优先工作重点会在一连串的会议中经常定期地讨论，从周一早晨的部门全员会议开始。在会议上，Simo一般都会梳理一遍整个部门的工作重点、她自己的工作重点以及那些直接向她汇报工作的管理者的工作重点。有时他们的工作重点清单是一样的，但经常也会有差异，他们会利用这个会议时间来确定明确的责任分工。在这之后，她会将时间花在一对一的单独沟通上，了解其他团队成员的工作重点以及他们是如何处理这些问题的。
在了解了最重要的工作重点之后，她总会问这个问题：“为了能将X这个项目推进地更快一些，该怎么做最好?” 通常情况下，这个问题的答案都是他们需要多花一点时间在这个项目上才能将项目推进得更快，这时我们就会重新梳理那些会分散大家注意力的项目，推迟或直接取消这些项目。这看起来是非常显而易见的事，但我发现很多人都很难做到这一点，最终他们都会陷入这样的窘境：虽然他们知道自己的工作重点是什么，但依然无法在上面投入足够多的时间和精力。
要想关注工作重点，主要是要给自己设立一些检验点——最好每周都能与你自己、你的组织和你的领导有一次沟通，这样有助于你对工作重点进行强化，从而在上面加倍投入，更快地达到你的目的。
这不仅适用于工作，还适用于个人生活。今年年初，Simo意识到，她正在丢失从绘画中找到的创造性的幸福和快乐，但她已经有几年时间没有“找到”时间去绘画了。“再一次，我的行动与我的动机出现了不一致的情况。我想过一个有创造性的生活，但是我的精力却并没有投入到这个目标的实现上。所以我决定每周做一个艺术作品。你可能会想坚持是其中最难的部分，其实并不是。真正困难的是意识到做一个有创造性的人是我的核心目标之一。这就需要我首先能够坦承哪些东西对我才是最重要的，然后再强迫自己执行它们。” Simo说道。
(四)为可能出现的干扰和突发情况要做好准备
在工作过程中，总会出现一些会议和问题是不能授权别人去解决或推迟一段时间再解决的，这是不可避免的，但这也不应该分散你的注意力。
“通常情况下，我的一对一会议的时间都会控制在15分钟以内。”Simo说道。她理解为什么人们需要经常进行当面沟通，但通常情况下所需沟通的事情在很短时间内就能沟通完，这很少需要花30分钟甚至60分钟去沟通完这个事情。很多人不去检查确认究竟该分配多少时间在一件事情上才是合适的。很多时候，实际上只需15分钟就能完成的一次简单谈话，他们却要花30分钟的时间在上面。这就导致他们的很多时间都浪费掉了。
Simo表示，通过预定时间更短的会议，她能够避免让团队中的每个人的日程表都被一些长时间的无效会议占据着。
Simo还建议，每天或每周都在你的日程表上特意地留出一些缓冲时间来处理突发情况。这样做意味着你不需要从你的战略优先级中抽走时间来处理这些突发事件。如果没有出现突发情况，那么你可以利用这些缓冲时间继续做每天或每周的重点工作。例如，每周五预留2个小时时间作为缓冲时间。当有人这周想占用你一点时间的时候，你都可以问对方是否可以在周五的这个缓冲时间段内来找你。
“与让别人为我制定日程表相比，只有在我为自己制定日程表的时候，我才能在工作的时候保持最大程度的专注度。Simo说道。精细的日程表管理能够确保她的工作优先级和意图总是能反映在她的日程表上，从而为更加专注地工作创造条件。
“我不想假装说我已经完全掌握的专注的艺术，它就像是一颗未经加工的钻石，你必须不断地打磨它才能让它闪闪发光。当我从事我所专注的事情时，当我的日程表和所做的决策与我需要专注的事情是一致的时候，这才是我的工作最有效率的时候。” Simo说道。
#p#分页标题#e#专注于我的意图和目标是我的力量来源。想象一下，当你将自己的每一份精力都用于提升自己的幸福或完成你生活中的任何目标的时候，你将能完成什么。这时，你将成为一股自然的力量。